Es el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esqueletas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y la indusdria.
Es un medio de comunicación usado porel hombre desde hace muchos años para comunicarse entre dos personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se ha perfeccionado sus normas y estilos, hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail, que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.
LOS ESTILOS DE LAS CARTAS COMERCIALES
LOS PRINCIPALES SON:
Estilo
moderno
Estilo moderno modificado
Estilo
profesional o español
Estilo
evolucionado
Estilo moderno.
Tiene sencilla distribución, no utiliza sangría y se comienza a escribir siempre
mantenimiento el margen izquierdo (va todo en el margen izquierdo) Se utiliza
sobre todo en imagen de escribir y ordenado.
Estilo moderno modificado:
Es igual, lo que cambia es la firma que aparece en la derecha.
Estilo profesional o
español: Se utiliza la sangría para el saludo y al
comienzo de cada párrafo y la firma va a la derecha. Este estilo hace más fácil
la lectura de la carta debida a la distribución.
Importancia de la correspondencia:
Es un importante instrumento de comunicación escrita, es la parte intermedia entre las relaciones cliente proveedor y el lazo que une la mayor parte de transacciones comerciales.
De ella depende el desarrollo de las operaciones comerciales; el exito de un negocio, una venta, por su eficiencia y rapidez han a que las empresas aumenten el volumen de sus ventas.
Clasificación de la correspondencia:
La correspondencia presenta una variedad de formas con características propias; por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificación que permita conocer la finalidad de cada uno.
La palabra sobre designa a una funda de papel empleada para introducir una carta o documento, y enviarlo a través del correo.
Los sobres pueden ser categorizados, teniendo en cuenta distintos aspectos:
De acuerdo al sistema empleado para el cierre de los sobres, estos pueden ser clasificados en:
SOBRES ENGOMADOS: este tipo de sobres son aquellos cuya solapa debe ser humedecida para que se adhiera al mismo. La solapa presenta una apariencia triangular.
SOBRES AUTOADHESIVOS: los sobres autoadhesivos cuentan con un precinto plástico adherido a la solapa. La misma se pega al sobre al desprenderlo.
Según el diseño del sobre:
SOBRES SIN VENTANA: en éste se debe escribir la dirección de la persona a la que va dirigida.
SOBRES CON VENTANA: los sobres con ventana cuentan con un orificio plástico y transparente en ángulo inferior izquierdo que permite visualizar la dirección escrita en la carta.
Otros son:
SOBRES PREPAGADOS: estos sobres no precisan ser sellados debido a que el sello se encuentra impreso, por lo que el valor del mismo se incluye en el valor del sobre.
SOBRE CON ACUSE DE RECIBO: presenta adherido el impreso que corresponde.
SOBRE DE ENVÍO POR AVIÓN: como su nombre lo indica, esta clase de sobre era empleado para la correspondencia aérea. Se caracterizaba por presentar ribetes azules y rojos en su alrededor.
SOBRE URGENTE: se denominan de esta manera por el hecho de que la palabra urgente esta impresa en ellos.
SOBRE PARA CORREO INTERNO: los sobres de correo interno cuentan con una serie de casillas empleadas para escribir el remitente y destinatario. Esta clase de sobre presenta un adhesivo de cierre débil ya que suelen emplearlo en reiteradas ocasiones dentro de una empresa u organización.
SOBRES DE ARTE POSTAL: es una clase especial de sobres, los cuales reciben un tratamiento artístico por parte de aquellos individuos que crean el arte postal. Contienen las obras de dichos artistas, aunque muchas veces el sobre es justamente el objeto de arte.
Es un importante instrumento de comunicación escrita, es la parte intermedia entre las relaciones cliente proveedor y el lazo que une la mayor parte de transacciones comerciales.
De ella depende el desarrollo de las operaciones comerciales; el exito de un negocio, una venta, por su eficiencia y rapidez han a que las empresas aumenten el volumen de sus ventas.
Clasificación de la correspondencia:
La correspondencia presenta una variedad de formas con características propias; por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificación que permita conocer la finalidad de cada uno.
- Por el destino: Públicas y Privadas
- Publicas: contienen información general a través de medios de comunicaciòn (prensa, radio, TV, Carteleras, pancartas.)
- Privadas: Tratan de información de interès y caracteres particular comercial y oficial.
- Por su contenido: Primera clase y Segunda clase
- Primera clase: es toda correspondencia de carácter actual y personal su contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocio, periódicos, etc.
- Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos, muestras, paquetes, cuya tramitación se realiza también por correo.
- Por su tramitación: Postal y Telegráfica
- Postal: Cuando se acude a la oficina de correos para hacerla llegar a su destino, se divide en:
- Ordinaria: Es la que sigue curso normal a través del correo
- Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un recibo para su entrega a su destinatario
- Telegráfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del telégrafo
- Por su puntuación: Abiertas, Cerradas y Mixtas.
- Abiertas: No llevan signo de puntuación en la fecha, direccion, firma, antefirma, excepto en las abreviaturas.
- Cerradas: Son las que llevan los signos de puntuación
- Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas
- Por su extensión: Largas medianas y cortas
- Largas: Cuando contienen mas de doscientas palabras
- Medianas: Cuando contienen doscientas palabras
- Cortas: Cuando contienen cien palabras
- Por su Forma: Abarca todos los tipos de correspondencia su diferencia está en redacción y presentación
- Correspondencia comercial:
- Correspondencia Familiar y amistosa:
- Correspondencia Oficial:
MEMORANDO
es
aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes
departamentos de una empresa con el propósito de dar a conocer unas
recomendaciones, indicaciones, dispositivos entre otros
PARTES DE UN MEMORANDO
NOMBRE DEL DOCUMENTO: es donde se pone el nombre del memorando centrado en la pagina y centrado
REFERENCIA: es el numero del memorando debe ser consecutiva
FECHA: se escribe la fecha y la ciudad del envió del mimo
ENCABEZADO: esta esta compuesta por los nombres del destinatario y del remitente usando prepositivos como para de respectivamente
ASUNTO: se escribe un texto no mas de cuatro palabras y se refiere a contenido del memorando
TEXTO: se relata el tema a tocar en el memorando
DESPEDIDA: esta parte es opcional algunas personas la usan para colocar una frase de cortesía como atentamente
REMITENTE: parte donde se describes los datos de quien envía el memorando
“LIBRO DE ACTAS”
Las actas son documentos donde se consiguen los temas tratados y decididos en las reuniones de los órganos colegiados de las diferentes clases de personas jurídicas, sean éstassociedades comerciales o civiles o entidades sin ánimo lucro.
El libro de actas tienen por finalidad dar testimonio de lo ocurrido en las reuniones de los órganos colegiados del ente,constituyéndose en el relato histórico, aunque resumido, de aspectos relacionados con el desarrollo, jurídicos, financieros, contables, y en general los aspectos relacionados con el desarrollo del objeto social dela entidad.
Para que tenga valor probatorio, las actas deben estar firmadas por el presidente y el secretario o en su efecto por el revisor fiscal. (Art. 431 del c. de Cio)
“ACTAS”
El actaes un escrito o modalidad de comunicación escrita q tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunión. Se extiende en hojas o folios sueltos, o bien en librosdestinados expresamente para su propósito.
“ACUERDO”
Resolución tomada en común por dos o más personas, por una junta, asamblea o tribunal, pacto, tratado o resolución de organizaciones,instrucciones, empresas pública o privada. Por lo general el acuerdo tan sólo afecta a los implicados y entonces se dice que tiene eficacia “ínter parte”, también puede ser una expresión de voluntad ovoluntades que tiene transcendencia jurídica tal que afecte en algo a los demás.
Las actas son documentos donde se consiguen los temas tratados y decididos en las reuniones de los órganos colegiados de las diferentes clases de personas jurídicas, sean éstassociedades comerciales o civiles o entidades sin ánimo lucro.
El libro de actas tienen por finalidad dar testimonio de lo ocurrido en las reuniones de los órganos colegiados del ente,constituyéndose en el relato histórico, aunque resumido, de aspectos relacionados con el desarrollo, jurídicos, financieros, contables, y en general los aspectos relacionados con el desarrollo del objeto social dela entidad.
Para que tenga valor probatorio, las actas deben estar firmadas por el presidente y el secretario o en su efecto por el revisor fiscal. (Art. 431 del c. de Cio)
“ACTAS”
El actaes un escrito o modalidad de comunicación escrita q tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunión. Se extiende en hojas o folios sueltos, o bien en librosdestinados expresamente para su propósito.
“ACUERDO”
Resolución tomada en común por dos o más personas, por una junta, asamblea o tribunal, pacto, tratado o resolución de organizaciones,instrucciones, empresas pública o privada. Por lo general el acuerdo tan sólo afecta a los implicados y entonces se dice que tiene eficacia “ínter parte”, también puede ser una expresión de voluntad ovoluntades que tiene transcendencia jurídica tal que afecte en algo a los demás.
Si necesitamos enviar una misma carta a diferentes
destinatarios y direcciones, la herramienta combinación de
correspondencia de Word nos es de mucha ayuda. En las siguientes
lecciones aprenderemos como crear cartas y etiquetas postales, basadas
en una lista de direcciones ó una lista de contactos de Outlook.
Probablemente en alguna ocasión hayamos recibido por
correo electrónico ó por el correo tradicional cartas en la que nuestros
datos como nuestro nombre, dirección, entre otros aparecen en distintas
partes del documento. Este tipo de correspondencia es elaborada
utilizando la herramienta llamada COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA.
La combinación de Correspondencia es un proceso a
través del cual los datos de una lista de direcciones son insertados y
colocados en una carta o documento modelo, creando así una carta
personalizada para cada uno de los miembros de la lista de direcciones
tomada como base.
Para construir una correspondencia combinada
necesitamos trabajar con dos archivos: Primero una LISTA DE DIRECCIONES u
Origen de datos, este archivo contiene la información específica de
cada destinatario. Aquí se guardan y enlistan los datos que
posteriormente se incluirán para cada destinatario dentro del documento
maestro.
El otro archivo es el DOCUMENTO O CARTA MAESTRA, esta
será un documento de Word que contendrá la información que deseamos
transmitir a los destinatarios. A este documento se le colocarán los
campos de combinación, que son los marcadores donde se ubicará la
información específica para cada uno de los destinatarios.
En el ejemplo anterior podemos observar como los
datos de la lista de direcciones o contactos a los que deseamos enviar
la carta son insertados en nuestra carta maestra para obtener un
documento combinado, para todos los registros del origen de datos. Se
puede observar también como estos datos sustituyen los nombres de los
campos de combinación colocados en la carta modelo, y como estos son
sustituidos en el mismo orden y con el mismo formato con el cual
nosotros colocamos los campos de combinación en la carta modelo.
Para realizar la combinación de correspondencia Word
nos guía paso a paso con el Asistente para combinar correspondencia.
Este asistente nos ira indicando cada uno de los pasos que tenemos que
dar para llegar al resultado que deseamos.
El asistente se muestra en el panel de tareas en la
parte derecha de nuestra pantalla. Este panel o asistente está compuesto
por tres zona que nos van guiado y ayudando a lograr nuestro objetivo
de crear una correspondencia específica para los destinatarios deseados.
La primera parte del Panel en los distintos pasos es
una parte de selección, donde debemos elegir una de las opciones
planteadas para cada caso.
La segunda sección es una zona informativa y
explicativa. Esta parte es de gran ayuda para entender que es lo que
estamos seleccionando en la zona de elección, porque aparecerá una
pequeña descripción de lo que se trata la opción seleccionada. Además
puede contener links para distintos ajustes que habrá que realizar en
los archivos involucrados en la combinación.
Finalmente la tercera parte del panel nos permite
avanzar o retroceder en el proceso, ya que en forma de links nos permite
seguir un paso adelante o volver un paso para corregir una elección o
un ajuste realizado en algún paso previo. Es de Notar que esta parte
también nos brinda ayuda para saber hacia donde vamos con el siguiente
paso y de donde venimos en el paso previo, ya que junto a las
indicaciones adelante y atrás nos brinda una referencia del paso al que
nos dirigimos.
Tipos de sobres
Los sobres pueden ser categorizados, teniendo en cuenta distintos aspectos:
De acuerdo al sistema empleado para el cierre de los sobres, estos pueden ser clasificados en:
SOBRES ENGOMADOS: este tipo de sobres son aquellos cuya solapa debe ser humedecida para que se adhiera al mismo. La solapa presenta una apariencia triangular.
SOBRES AUTOADHESIVOS: los sobres autoadhesivos cuentan con un precinto plástico adherido a la solapa. La misma se pega al sobre al desprenderlo.
Según el diseño del sobre:
SOBRES SIN VENTANA: en éste se debe escribir la dirección de la persona a la que va dirigida.
SOBRES CON VENTANA: los sobres con ventana cuentan con un orificio plástico y transparente en ángulo inferior izquierdo que permite visualizar la dirección escrita en la carta.
Otros son:
SOBRES PREPAGADOS: estos sobres no precisan ser sellados debido a que el sello se encuentra impreso, por lo que el valor del mismo se incluye en el valor del sobre.
SOBRE CON ACUSE DE RECIBO: presenta adherido el impreso que corresponde.
SOBRE DE ENVÍO POR AVIÓN: como su nombre lo indica, esta clase de sobre era empleado para la correspondencia aérea. Se caracterizaba por presentar ribetes azules y rojos en su alrededor.
SOBRE URGENTE: se denominan de esta manera por el hecho de que la palabra urgente esta impresa en ellos.
SOBRE PARA CORREO INTERNO: los sobres de correo interno cuentan con una serie de casillas empleadas para escribir el remitente y destinatario. Esta clase de sobre presenta un adhesivo de cierre débil ya que suelen emplearlo en reiteradas ocasiones dentro de una empresa u organización.
SOBRES DE ARTE POSTAL: es una clase especial de sobres, los cuales reciben un tratamiento artístico por parte de aquellos individuos que crean el arte postal. Contienen las obras de dichos artistas, aunque muchas veces el sobre es justamente el objeto de arte.
